辦公空間規劃中數據的意義是什么?

/你的任務(wù)是衡量工作場(chǎng)所的文化、員工士氣、壓力、生產(chǎn)力、幸福感等等嗎?/

我們常用的人數統計、座位數等標準都是方便生成對面積需求的典型計算方法，這些不過(guò)是簡(jiǎn)單的數字和計數。對于企業(yè)而言，這些數字并不能從整體視角反映公司對辦公環(huán)境的核心訴求。以及工作環(huán)境應該如何組織來(lái)優(yōu)化企業(yè)文化和員工幸福感，同時(shí)支持生產(chǎn)力，并為員工創(chuàng )造一個(gè)茁壯成長(cháng)的空間。

那么，首先，文化、道德、生產(chǎn)力和幸福感是如何衡量的呢？這有看似虛無(wú)與不可量化的內容可以被衡量嗎？如果可以，我們該如何利用這些信息，來(lái)創(chuàng )造一種與公司文化相關(guān)的社區感，并愿意為之買(mǎi)單？另外，這是否可以通過(guò)空間規劃來(lái)實(shí)現？

這里的答案是肯定的。成功但需要具備3個(gè)重要的原則：

1、一個(gè)精心規劃的過(guò)程
2、意識到每個(gè)客戶(hù)都是獨一無(wú)二的
3、客戶(hù)從頭到尾的參與，空間和文化元素的一致性是關(guān)鍵。

始于客戶(hù)愿景

/數據幫助我們識別和衡量一個(gè)公司獨特的員工、角色類(lèi)型，以理解如何為所有人設計一個(gè)最佳的空間/

了解客戶(hù)對于未來(lái)發(fā)展的愿景至關(guān)重要，因為這關(guān)系到企業(yè)的發(fā)展目標以及采用怎樣的發(fā)展策略。

與客戶(hù)的最初接觸始于愿景，其目的是通過(guò)組織研討會(huì )，了解客戶(hù)對公司事情的重要性是如何進(jìn)行優(yōu)先排序的。討論的主題內容可以圍繞服務(wù)的提供、可繼續發(fā)展以及工作場(chǎng)所文化。作為重要的溝通環(huán)節，這個(gè)過(guò)程所提出的問(wèn)題不僅是為了提取辦公環(huán)境規劃的目標和期望，更是為了能從不同視角、不同觀(guān)點(diǎn)建立客戶(hù)認知，向客戶(hù)介紹與空間需求有關(guān)的信息，例如一些最佳的實(shí)踐和參照基準。

討論與溝通的目的是為了更真實(shí)的理解客戶(hù)，通過(guò)了解客戶(hù)的需求、需要以及期望的優(yōu)先級，可以形成辦公環(huán)境的需求框架。在后續階段借助這一框架，運用不同的方法方式收集更具體與詳細的信息。

在文化和員工士氣這個(gè)主題上，重要的是建立一個(gè)讓員工感受到心理安全的環(huán)境。組織文化與公司的組織設計息息相關(guān)，如果不在組織設計的情境下考慮組織文化，那么員工士氣和文化很難衡量。因為文化通常是人們在無(wú)人注意的情況下所做的事情，是一種潛在的社會(huì )規范，其對員工的影響往往超過(guò)正式的書(shū)面規范。

設計基于研究

/理解公司環(huán)境、文化和特性的當前狀態(tài)，以及他們未來(lái)想要在哪里/

—如何收集數據和在有限時(shí)間內盡可能多的收集數據同樣重要，這些數據可以形成空間需求的基準。

在評估一個(gè)組織的工作流程或生產(chǎn)力需求時(shí)，大多數公司都會(huì )重點(diǎn)關(guān)注一個(gè)團隊執行的工作類(lèi)型。然而，理解工作是如何進(jìn)行的同樣重要。探討這個(gè)話(huà)題需要研究人員具備好奇、開(kāi)放和探索的心態(tài)。使用調查“生活中的一天”的方法可以讓員工從不同的角度思考他們的工作活動(dòng)。處理不同的任務(wù)，他們更喜歡在什么環(huán)境下用什么樣的姿態(tài)？休閑放松的？開(kāi)放協(xié)作的 ？獨立封閉的 ？為員工提供可以讓他們選擇適合當前任務(wù)的姿勢或環(huán)境，從而提高工作效率。擁有選擇權的員工表現出更高的效率、更高的敬業(yè)度和更好的身心健康。

研究人們如何在物理環(huán)境中工作，有時(shí)可以消除組織中不同群體的刻板印象。為什么我們認為所有的會(huì )計師都被吸引到高聳的隔間里?律師們是總是希望被關(guān)在辦公室里，還是更喜歡能讓他們與同事合作辦案的空間？打破刻板印象，可以揭示有洞察力的數據，然后我們可以創(chuàng )造性的解決問(wèn)題和開(kāi)展計劃。

規劃源于事實(shí)

/一個(gè)團隊的潛在位置、所需的空間大小、團隊之間的空間關(guān)系和支持空間。/

—提出正確的問(wèn)題，獲取空間規劃所需的原始數據與信息。對采集的數據進(jìn)行宏觀(guān)、中觀(guān)和微觀(guān)的分析。員工每天如何互動(dòng)？部門(mén)或團隊的最佳表現是怎樣的?我們能給“員工/角色”的類(lèi)型分配一個(gè)合適的工作環(huán)境嗎？

例如，當一個(gè)團隊有足夠多的工作點(diǎn)可供選擇時(shí)，他們的工作效率可能是最好的。他們可以是在家工作，也可以是在辦公室內提供的專(zhuān)注空間，也可以是在café風(fēng)格的社交會(huì )議空間。與此角色類(lèi)型相關(guān)的特征可以根據特定的標準和需求被分配一組參數，然后通過(guò)可視化圖形和分析來(lái)表示。其中一個(gè)參數可能包括工作點(diǎn)使用比率?；趯@一群體的工作點(diǎn)偏好與期望的理解，可以生成人數與工作點(diǎn)的比例。也許專(zhuān)注空間是比率是35:1，工作站的工作點(diǎn)共享比率是6:1。因為這個(gè)小組需要的座位比他們的人數要少，所以需要進(jìn)一步交叉檢查與面對面會(huì )議和協(xié)作需求有關(guān)的數據分析。這有助于確定需要什么種類(lèi)型和多少支持類(lèi)的空間。

另一個(gè)考慮因素是高峰時(shí)段占用的空間需求，即在某一特定時(shí)間內預計將有最多的工作人員在辦公室工作。這可能取決于協(xié)作的需要或要求員工在某一天上班的政策。例如，可能會(huì )有一個(gè)會(huì )議，要求每個(gè)人每周親自參加，這將表明入住率數據達到高峰，這將需要提供一個(gè)支持空間來(lái)容納更多數量的員工。會(huì )議室、專(zhuān)注空間和合作空間等可以為每個(gè)人提供足夠的座位，讓他們在辦公室時(shí)有地方“即插即用”。

保持可定制與自定義

每個(gè)組織都有獨特的員工角色類(lèi)型。一旦這些類(lèi)型被識別和分析，待評估的下一步就是調查員工類(lèi)型之間如何互動(dòng)。團隊之間可以共享空間嗎？它是否有利于協(xié)作或工作流？通過(guò)對數據進(jìn)行整體分析，我們開(kāi)始了解每個(gè)個(gè)體與群體的需求，以及如何相互的更大圖景，最終評估如何與更大的公司愿景建立一個(gè)整體計劃。

即使有了全面的數據收集和分析，不可避免地，在決定最后的方案時(shí)，也會(huì )有一些變量需要處理。這里的變量可以是任何東西，從未來(lái)的增長(cháng)預測到可選擇的工作流程。無(wú)論變量是什么，它們都可能明顯地改變總面積需求。所以準備包含各種變量的替代場(chǎng)景是十分必要的。替代場(chǎng)景可以用幾種方式來(lái)表示，一個(gè)堆棧圖不僅可以給出任何團隊可能需要的相對于建筑物內一層可用的面積，而且還可以說(shuō)明收集到的其他數據，例如: 鄰接、理想的支持空間，以及鄰近該層的社交或聚焦空間。

將收集的數據進(jìn)行可視化表現，其中既有定性的也有定量的。它們使客戶(hù)以易于理解的方式理解復雜的數據網(wǎng)絡(luò )。與客戶(hù)的研討會(huì )利用可視化突出各種可能性，并進(jìn)一步幫助優(yōu)先考慮空間需求。最后，數據收集和分析過(guò)程建立了客戶(hù)的信任——這反過(guò)來(lái)又創(chuàng )造了一個(gè)成功的工作場(chǎng)所設計。